Kodėl svarbus dokumentų archyvavimas

Taip, naudos iš profesionaliai sutvarkyto įmonės archyvo gali turėti kiekvienas verslo vienetas. Jau ne kartą esame rašę, kad dokumentų archyvavimas padės ne tik sutaupyti jūsų ir jūsų darbuotojų laiką, bet tuo pačiu padidins jūsų tiesioginių pareigų produktyvumą. Šio teiginio paaiškinimas labai paprastas, jūs tiesiog turėsite daugiau laiko savo tiesioginėms pareigoms atlikti. Tačiau tai toli gražu ne visos naudos, kurias gausite teisingai sutvarkę savo dokumentų archyvą.

Pirmiausiai profesionalus dokumentų archyvavimas sutaupys vietos jūsų įmonės archyve. Tikriausiai sutiksite, kad seni dokumentai gali užimti pakankamai daug vietos, tačiau dauguma iš jų yra gyvybiškai svarbūs jūsų įmonei. Nesmagu tai priminti, bet su laiku jie dar ir kaupiasi, užimdami vis daugiau erdvės įmonės patalpose. Taigi, jeigu pristigote vietos, pagalvokite apie šių dokumentų suarchyvavimą, arba profesionalios dokumentų archyvavimo paslaugos užsakymą pas šios srities specialistus. Garantuojame, archyvavimo pagalba įgysite daugiau erdvės naujiems dokumentams. Nepatingėsime priminti, kad teisingas įmonės patalpų valdymas yra vienas iš veiksnių, vedančiu prie sėkmingo įmonės augimo.

Sistemingumas – dar vienas veiksnys, parodantis, kodėl įmonėms turėtų rūpėti dokumentų archyvavimas. Taigi, kodėl šis veiksnys toks svarbus? Atsakymas paprastas. Kai kiekvienas dokumentas turi savo vietą, tiek verslo valdytojui tiek pastarojo darbuotojui tampa labai paprasta surasti reikiamą dokumentą ar jų grupę. Taigi, vėl taupomas laikas. O juk, kaip daugelis mėgsta sakyti: „laikas pinigai“ ir šį kartą šitą posakį galime logiškai pagrįsti. Juk turėdami daugiau laiko padidinsite savo darbo našumą, nes skirsite daugiau laiko tiesioginėms pareigoms.  

Naujas konfidencialumo lygis bendrovėje, dirbant su dokumentais, gali būti pasiektas laiku juos suarchyvuojant. Kuomet dokumentas ras savo vietą archyviniuose registruose ir archyvo lentynoje, jo tikrai nepamatys nereikalingos akys, jis nepasipainios po ranką klientui, ar dar blogiau – konkurentui. Tikrai lengviau įpratinti darbuotojus kiekvienais metais tuo pačiu laiku atiduoti praėjusių metų dokumentus archyvavimui, negu įskiepyti jiems atsargumo ir konfidencialumo jausmus.

Taigi, nesvarbu, kokioje rinkoje ir kokiame verslo sektoriuje vykdote savo veiklą, dokumentų archyvavimas gali tinkamai pasitarnauti siekiant geresnių jūsų vykdomos veiklos rezultatų.