Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Aktuali redakcija

Šiame puslapyje pateikiame jūsų dėmesiui Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių aktualią redakciją (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 metų birželio 22 d. įsakymo Nr. V-64 redakcija), kurios pilną versiją su priedais galite surasti vyriausiojo archyvaro svetainėje.

DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLĖS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) oficialiųjų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo bendruosius reikalavimus.
Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru.
Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (Žin., 2012, Nr. 3-104), ir šių Taisyklių reikalavimus.
2. Šių Taisyklių reikalavimai valstybės archyvų teisės aktų nustatyta tvarka perimtiems ir saugomiems dokumentams taikomi tiek, kiek šių dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo nereglamentuoja kiti teisės aktai.
3. Asmenims, besiverčiantiems licencijuojama dokumentų tvarkymo veikla, Taisyklėse nustatyti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimai tvarkant šių Taisyklių 1 punkte nurodytų įstaigų dokumentus yra privalomi. Licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugas turintis asmuo pagal šiose Taisyklėse nustatytus reikalavimus gali parengti ir įstaigai pateikti dokumentų apskaitos ir kitų reikalingų dokumentų projektus, taip pat juos pataisyti pagal įstaigos ar valstybės archyvo pateiktas pastabas ar siūlymus.
4. Nevalstybinėms organizacijoms, privatiems juridiniams asmenims šiose Taisyklėse nustatyti reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, jie turi tvarkyti ir įtraukti į apskaitą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus.
5. Šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos:
Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris.
Byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys.
Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
Dokumentų apyvarta – įstaigos parengtų ar gautų dokumentų judėjimas iki jų priskyrimo bylai.
Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose.
Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis.
Dokumento kopija – reprografijos ar kitais  būdais tiksliai atgamintas dokumentas.
Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (pvz.: rezoliucijos, vizų, parašų).
Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą numerį ir taip užtikrinant jo oficialumo įrodymą.
Dokumentų registras – dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas.
Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.
Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną.
Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas.
Fondas – teisės aktų nustatyta tvarka perimti saugoti įstaigos ar fizinio asmens veiklos dokumentai.
Fondo chronologinės ribos – fondo sudarytojo veiklos pradžios ir pabaigos datos.
Fondo dokumentų chronologinės ribos – fonde esančių anksčiausių ir vėliausių dokumentų datos.
Fondo sudarytojas – veiklos dokumentus sudariusi ir sukaupusi įstaiga ar fizinis asmuo.
Kitos šiose Taisyklėse vartojamos sąvokos atitinka Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) (toliau – Dokumentų ir archyvų įstatymas), Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintuose teisės aktuose, reglamentuojančiuose dokumentų valdymą, vartojamas sąvokas.

II. ĮSTAIGOS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

6. Įstaigos veiklos dokumentų valdymo organizavimo tikslai:
6.1. Dokumentus tvarkyti ir įtraukti į apskaitą taip, kad būtų užtikrintas priėjimas prie visų įstaigos turimų dokumentų ir tai padėtų įstaigai veikti efektyviai ir skaidriai.
6.2. Išsaugoti dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų prievolės ir teisėti interesai.
7. Už įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis tos įstaigos asmuo (toliau – įstaigos vadovas).
8. Atsižvelgdamas į įstaigai nustatytas funkcijas, įgaliojimus ir vidaus administravimo ypatumus, įstaigos vadovas:
8.1. Paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę.
8.2. Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai.
8.3. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archyvo informacinę sistemą suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) suderinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.
8.4. Prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti.
8.5. Sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu.
9. Įstaigų, teisės aktų nustatyta tvarka perduodančių dokumentus toliau saugoti valstybės archyvams, dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų įgyvendinimo priežiūrą vykdo valstybės archyvai, įstaigų, neperduodančių dokumentų valstybės archyvams, – įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančios institucijos ar jų įgaliotos įstaigos.

III. DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS

Bendrieji dokumentų registravimo reikalavimai

10. Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. Dokumentai registruojami tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami.
 11. Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašo duomenis, suderintus pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus, tvirtina įstaigos vadovas. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
12. Dokumentų registrų sąraše (1 priedas) turi būti nurodytas kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), taip pat gali būti nurodytas už dokumentų registravimą atitinkamame registre atsakingas įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas bei kita reikiama informacija.
Jei dokumentai registruojami šių Taisyklių 14 punkte numatytuose jungtiniuose registruose, šiuos registrus į registrų sąrašą įrašo įstaiga, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja. Šiuo atveju dokumentų registrų sąrašo penktojoje skiltyje nurodomi ir įstaigų ar struktūrinių padalinių, kurių dokumentai bus registruojami šiuose registruose, pavadinimai.
13. Įstaigos parengti dokumentai registruojami nustatytuose registruose, kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, registravimo data, dokumento pavadinimas (antraštė).
Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta didelė, dokumentai gali būti registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis, sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar kelis požymius.
Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame įstaigos veiklos dokumentų registre, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
14. Įstaigos dokumentai, parengti administruojant specialiąsias veiklos sritis ir atliekant specialiąsias funkcijas, registruojami pagal šių Taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, tokie dokumentai gali būti registruojami jungtiniuose dokumentų registruose.
15. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) registruojami atskiruose teisės aktų registruose (2 priedas) pagal rūšis ir saugojimo terminus. Teisės aktai, kuriais patvirtinti kiti dokumentai (nuostatai, taisyklės, programos, planai ir kita) gali būti registruojami atskiruose registruose.
16. Įstaigos siunčiami dokumentai registruojami siunčiamų dokumentų registruose (3 priedas), kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, registravimo data, adresatas, dokumento pavadinimas (antraštė).
Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, gali būti numatyti atskiri siunčiamų dokumentų registrai pagal korespondentus, temas ar rūšis.
17. Įstaigos gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose (4 priedas), kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė).
Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, gali būti numatyti atskiri gautų dokumentų registrai pagal korespondentus, temas ar rūšis.
Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengto dokumento gavimas pavaldžioje įstaigoje gali būti fiksuojamas sistemos priemonėmis, neatliekant gauto dokumento registravimo procedūros.
18. Registruojamame įstaigos parengtame dokumente įrašoma dokumento registracijos data ir numeris pagal registrą, įstaigos gautame dokumente – dokumento gavimo data ir registracijos numeris.
19. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas ar registruojamų dokumentų pobūdį, dokumentų registruose gali būti įrašoma papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucijos tekstas (užduotis, užduoties vykdytojas ir įvykdymo terminas), užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento priskyrimo bylai nuorodos, kiti reikalingi duomenys.
Jei dokumentas registruojamas šių Taisyklių 14 punkte numatytuose jungtiniuose dokumentų registruose, registre nurodomas dokumento sudarytojas (pavadinimas ar sutartinis žymuo).
Gautų dokumentų priėmimas ir įtraukimas į apskaitą

20. Visa įstaigos gauta korespondencija priimama ir paskirstoma įstaigos vadovo nustatyta tvarka:
20.1. Gauti dokumentai peržiūrimi. Jei gautas ne visas dokumentas, trūksta priedų ar gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų, apie tai informuojamas siuntėjas.
20.2. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.
20.3. Dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas.
20.4. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmens dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ar kita), asmens dokumentas, padarius jo kopiją, grąžinamas jį pateikusiam asmeniui, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
21. Įstaigai, įstaigos vadovui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams adresuoti gauti dokumentai registruojami pagal šių Taisyklių 17 ir 18 punktuose nustatytus reikalavimus.
Gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitą, neregistruojami.
 22. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos pagal šių Taisyklių 17 ir 18 punktuose nustatytus reikalavimus. Jei vėliau gaunamas šio dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu.
Jei organizacinėmis ir informacinių technologijų priemonėmis yra užtikrinamas gautų dokumentų skaitmeninių kopijų patikimumas, prieinamumas ir jei jos įstaigoje bus saugomos trumpai, tokių kopijų atspausdinti nebūtina, o į įstaigos dokumentų apskaitą šios kopijos įtraukiamos ir tvarkomos informacinių technologijų priemonėmis.
23. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui arba įstaigos vadovo nustatyta tvarka – atsakingiems darbuotojams, kurie susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas ar pavedimus (toliau – rezoliucijos), paskirdami vykdytojus, užduotis ir įvykdymo terminą. Dokumentai perduodami darbuotojams, kuriems pavedama vykdyti užduotis.

Dokumentų tvarkymas

 24. Užregistravus įstaigoje parengtus ar gautus dokumentus pagal šių Taisyklių nustatytus reikalavimus, atliekamos tolesnės procedūros:
 24.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas.
 24.2. Siunčiami dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai ar dokumentų kopijos patvirtinami šių Taisyklių 24.1 punkte nustatyta tvarka ir dedami į bylas.
 Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos, patvirtinti nuorašai ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus siunčiamas.
 Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.
24.3. Jei reikia, darbuotojai su teisės aktais supažindinami pasirašytinai ir dokumentai dedami į bylas.
Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais patvirtintais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip.
 24.4. Teisės aktų ir teisės aktais patvirtintų dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams ar siunčiami pavaldžioms įstaigoms.
 24.5. Kiti įstaigos parengti dokumentai dedami į bylas juos užregistravus ar įvykdžius užduotis. Kai reikia, kitoms įstaigoms siunčiamos šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai.
 24.6. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengti dokumentai pavaldžioms įstaigoms gali būti teikiami sistemos priemonėmis, neatliekant siunčiamo dokumento registravimo procedūros.
25. Įvykdžius užduotis gauti dokumentai dedami į bylas pagal įstaigos dokumentacijos planą.
26. Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai pažymi dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės arba paskutinio lapo antroje pusėje (Pranešta telefonu, el. paštu ar kita, jei reikia – trumpas turinys), pasirašo ir nurodo datą.

IV. BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS

Dokumentacijos plano rengimas

27. Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas (5 priedas), kurį tvirtina įstaigos vadovas. Į įstaigos dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais metais.
28. Į dokumentacijos planą bylos įrašomos pagal įstaigai nustatytas veiklos sritis (funkcijas), atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir suteiktus įgaliojimus.
Įslaptintos bylos į dokumentacijos planą įrašomos pagal Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintas Įslaptintos informacijos administravimo taisykles.
Veiklos sritys (funkcijos) ir bylos dokumentacijos plane sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka.
Veiklos sritys (funkcijos) dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities (funkcijos) bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai.
29. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris.
Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo: E – elektroninis dokumentas, VG – vaizdo ir garso įrašas, G – garso įrašas, V – vaizdo įrašas, F – fotodokumentas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą). Jei bylai numatoma priskirti informacinių technologijų priemonėmis tvarkomas dokumentų skaitmenines kopijas, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo „K“ (pvz., 5.6 K).
Bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą.
Pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys)
arba
1.6.1 E-405-04 (1.6.1 E – eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo, 405 – įstaigos filialas, 04 – įstaigos filialo struktūrinis padalinys).
Jei viena tema susidaro skirtingų formų dokumentų, bylos sudaromos pagal dokumentų formas. Šių bylų, kurių antraštės vienodos, indeksą sudaro tas pats dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir formą žymintis žymuo (pvz.: 1.15 E, 1.15 VG, 1.15 G).
30. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas (eilės numeris) nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos indeksas (eilės numeris) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Kai tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indeksas (eilės numeris). Jei dėl įstaigos struktūrinių pokyčių dokumentacijos planas keičiamas iš esmės, šie reikalavimai nėra taikomi.
31. Šių Taisyklių 14 punkte numatyti jungtiniai dokumentų registrai įrašomi į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja, dokumentacijos planą, o pavaldžių įstaigų, kuriose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, dokumentacijos planų pastabų skiltyje nurodoma, kurių įstaigoje sudaromų bylų dokumentai registruojami nustatytame jungtiniame dokumentų registre.
32. Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminas nurodomas vadovaujantis teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.
Bylų, sudarytų iš dokumentų, kurių saugojimo terminų teisės aktai nenustato, saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatomis, įvertinus dokumentus pagal šių Taisyklių 46 punkte numatytus kriterijus.
33. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai. Kai į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja, dokumentacijos planą įrašomi šių Taisyklių 14 punkte numatyti jungtiniai dokumentų registrai, nurodomi ir įstaigų ar struktūrinių padalinių, kurie pildys šiuos registrus, pavadinimai.
34. Dokumentacijos plane bylos numatomos atsižvelgiant į šiuos bendruosius bylų sudarymo principus:
34.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu.
34.2. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšis, temas, sudarytojus, saugojimo terminus, pasirenkant vieną ar kelis požymius:
34.2.1. Bylos sudaromos pagal dokumentų saugojimo terminus.
34.2.2. Iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, sudaromos atskiros bylos.
34.2.3. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) kartu su patvirtintais dokumentais dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus.
Teisės aktais patvirtinti nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai kartu su teisės aktais, kuriais jie buvo patvirtinti, gali būti dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus.
34.2.4. Gauti teisės aktai įstaigos veiklos klausimais (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis, saugojimo terminus ar sudarytojus. Jei tokių dokumentų nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą pagal saugojimo terminus.
Gauti teisės aktais patvirtinti nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai kartu su teisės aktais, kuriais jie buvo patvirtinti, gali būti dedami į atskiras bylas pagal teisės aktų rūšis, saugojimo terminus ar sudarytojus.
34.2.5. Susirašinėjimo dokumentai dedami į atskiras bylas pagal temas, saugojimo terminus ar korespondentus.
34.2.6. Dokumentų registrai dedami į atskiras bylas pagal saugojimo terminus arba į registre registruotų dokumentų bylas.
34.2.7. Vaizdo ir garso dokumentų bylos sudaromos pagal formą (garso ir vaizdo įrašai, garso įrašai, vaizdo įrašai, fotodokumentai), temas ar kitą nustatytą ar pasirinktą sisteminimo būdą.
35. Bylų antraštės dokumentacijos plane turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų dokumentų turinį, rūšį ir temą:
35.1. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas.
35.2. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.
35.3. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų viena tema, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“ (pvz., Teisės aktų projektų derinimo dokumentai).
35.4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai (pvz., Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai).
35.5. Bylų, sudarytų iš planavimo, atskaitomybės ir panašių dokumentų, antraštėse nurodomas apimamas laikotarpis (pvz.: 2010 metų veiklos atskaitomybės dokumentai; 2012 metų veiklos planavimo dokumentai; 2012 metų veiklos planas).
35.6. Bylų antraštėse vartojamos konkrečios formuluotės, pavadinimai netrumpinami.
35.7. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė nurodoma tokia, kad apibūdintų viena tema ar kitais požymiais susijusius dokumentus. Antraštė gali būti papildyta paantrašte, kurioje pateikiama vaizdo ir garso dokumentus apibūdinanti papildoma informacija.
Įstaigoje sudaromi vaizdo ir garso dokumentai į dokumentacijos planą gali būti įrašomi viena apibendrinta antrašte (pvz., Lietuvos Respublikos Seimo X eilinės sesijos posėdžių garso įrašai).
35.8. Sudaromos vienarūšės bylos į dokumentacijos planą įrašomos viena apibendrinta antrašte (pvz.: Valstybės tarnautojų asmens bylos; Darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, asmens bylos; Finansinių patikrinimų bylos). Vienarūšėms byloms dokumentacijos plane suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas (pvz.: Pagal sąrašą; Pagal žurnalą (registrą).
Vienarūšės bylos ta pačia antrašte, saugomos skirtingą terminą (pvz.: ikiteisminio tyrimo bylos; teismo proceso bylos), į dokumentacijos planą įrašomos grupėmis pagal jų saugojimo terminus.
36. Dokumentacijos plano duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka.
37. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas (6 priedas). Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtinto dokumentacijos plano atitinkamo punkto papunktį.
Jei per kalendorinius metus įstaigai priskiriama nauja veiklos sritis (funkcija), kurią vykdant sudaroma bylų, naujai sričiai (funkcijai) sąraše suteikiamas punktas, einantis iš eilės pagal patvirtintą dokumentacijos planą, o byloms – atitinkamos veiklos srities (funkcijos) punkto papunktis.
Parengto sąrašo duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka.
38. Sudaromos vienarūšės bylos įrašomos į tų bylų sąrašus (7 priedas), žurnalus (registrus) (toliau – bylų sąrašas) ar kitus bylų apskaitos dokumentus. Sąraše nurodomas eilės numeris, bylos antraštė, bylos pradėjimo data (prireikus – bylos indeksas pagal dokumentacijos planą, bylos baigimo data ar kiti reikalingi paieškos duomenys).

Bylų sudarymas
 
39. Dokumentai dedami į dokumentacijos plane numatytas bylas (vaizdo ir garso dokumentai – priskiriami byloms) laikantis šių reikalavimų:
39.1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę.
39.2. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant popierinių dokumentų bylos segtuvo ar aplanko. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė, paantraštė (jei yra) ir bylos indeksas nurodomi ant aplankų ar dėžučių, kuriose laikomi nurodytieji dokumentai.
39.3. Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautą dokumento kopiją ar dokumento skaitmeninę kopiją užregistravus ir, jei reikia, parašius rezoliuciją vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas dokumento originalas ir anksčiau gautos dokumento kopijos ar dokumento skaitmeninės kopijos pirmas lapas su jį gavusios įstaigos padarytais įrašais (jei jie neperrašomi ant gauto dokumento originalo).
39.4. Dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka.
39.5. Vardiniai dokumentai byloje dedami pavardžių abėcėlės tvarka.
39.6. Priedai ir pridedami dokumentai laikomi prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jiems gali būti sudaroma atskira byla (tomas).
 39.7. Dokumentai, tiesiogiai susiję su konkrečiu darbuotoju per jo darbo įstaigoje laikotarpį, jų kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas.
 Jei į bylų apyrašą įrašyta darbuotojo asmens byla yra tęsiama ir papildoma naujais dokumentais, bylų apyrašo pastabų skiltyje įrašoma „Byla tęsiama“, pasirašoma ir nurodoma data.
39.8. Dokumentų registrus sudarant informacinių technologijų priemonėmis, turi būti užtikrintas registro įrašų autentiškumas, patikimumas, nustatytos prieigos prie registrų kontrolės priemonės. Sudarant registrus šiuo būdu, gali būti naudojamos tokios priemonės, kurios leistų identifikuoti dokumentą užregistravusį asmenį ir užtikrintų dokumento registravimo įrodomąją (teisinę) galią.
39.9. Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas (toliau – byla).
40. Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų kovo 1 dienos pagal dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo suvestiniai duomenys. Darbuotojas, atsakingas už įstaigos bylų apskaitą, suvestinius duomenis įrašo dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, 8 skiltyje. Šioje skiltyje nurodomas per kalendorinius metus užbaigtų bylų skaičius.

Užbaigtų bylų tvarkymas

41. Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo:
 41.1. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį, įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir saugojimo terminus.
41.2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką.
41.3. Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
41.4. Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, jie išimami.
Teisės aktų nustatyta tvarka grąžintini dokumentai bylose nepaliekami.
41.5. Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami šių Taisyklių 8 priede nustatyta tvarka. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.
41.6. Trumpai saugomų bylų lapai nenumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Jei tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.
41.7. Bylos vidaus apyrašas (9 priedas) sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai).
 41.8. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 39.9 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami pagal jų saugojimo terminus.
41.9. Ilgai ir nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių laikiklių.
42. Ilgai ir nuolat saugomos bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasis įrašas (10 priedas) ir bylos antraštinis lapas (11 priedas):
42.1. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai.
42.2. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys: bylą sudariusios įstaigos (struktūrinio padalinio) pavadinimas, bylos indeksas, antraštė ir paantraštė (jei yra), chronologinės ribos ar data, bylos saugojimo terminas:
42.2.1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po nesutrumpinto pavadinimo. Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniame lape rašomas vėliausias įstaigos pavadinimas.
42.2.2. Bylos indeksas, antraštė ir paantraštė (jei yra) rašomi pagal dokumentacijos planą. Antraštė ir paantraštė tikslinamos pagal byloje esančių dokumentų sudėtį ir turinį.
Jeigu darbuotojo pavardė ir (ar) vardas per darbo santykių laikotarpį pasikeitė, asmens bylos antraštėje rašomi teisės akte dėl atleidimo iš pareigų nurodyti asmenvardžiai.
42.2.3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.
Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai (dokumentų registrai, bylų sąrašai), bylos data yra metai.
Trumpai saugomos bylos chronologinės ribos yra bylos sudarymo ir užbaigimo metai.
Ikiteisminio tyrimo, teismo proceso tęstinės bylos chronologinės ribos nurodomos metais. Jei tokią bylą sudaro keli tomai, jų chronologinės ribos bus vienodos – nurodomos bylos tomuose esančio įstaigoje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos (metais).
42.2.4. Darbuotojo asmens byla, kuri jau buvo įrašyta į bylų apyrašą, bet buvo tęsiama ir papildyta naujais dokumentais, tvarkoma iš naujo: sunumeruojami papildomi bylos lapai, kurių numeracija tęsiama eilės tvarka, rašomas naujas bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas, patikslinant chronologines ribas ir, jei reikia, antraštę. Naujas antraštinis lapas dedamas bylos pradžioje, baigiamasis įrašas – gale. Buvęs antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas byloje paliekami, jų lapai nenumeruojami.
42.3. Trumpai saugomos bylos antraštinio lapo galima nerašyti, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo ar aplanko.
42.4.  Jei trumpai saugomai bylai buvo priskirtos dokumentų skaitmeninės kopijos ir jos į įstaigos apskaitą buvo įtrauktos ir tvarkytos  informacinių technologijų priemonėmis:
42.4.1. Peržiūrimas dokumentų skaitmeninių kopijų atitikimas bylos temai, nustatytiems ar pasirinktiems sisteminimo požymiams.
42.4.2. Įvertinamos naudojamų informacinių technologijų priemonių galimybės išsaugoti dokumentų skaitmenines kopijas reikiamą laiką ir užtikrinti prieigą prie jų.
42.4.3. Rašant bylos aprašymo duomenis nurodoma, kiek dokumentų skaitmeninių kopijų bylai yra priskirta, ir jų paieškos duomenys.
43. Užbaigtos vaizdo ir garso dokumentų bylos pasibaigus kalendoriniams metams sutvarkomos ir aprašomos laikantis šių reikalavimų:
43.1. Bylos antraštė patikslinama atsižvelgiant į užfiksuoto įvykio ar temos pavadinimą. Paantraštėje nurodoma papildoma dokumentų turinį ar jų sukūrimą atskleidžianti informacija (pvz., Diskusijos apie Lietuvos poziciją Tarpvyriausybinėje konferencijoje dėl Europos Konstitucijos sutarties garso įrašas: moderatorius Vardas Vardauskas, dalyvavo Jonas Jonaitis, Petras Petraitis, įrašo autorius Pranas Pranauskas).
43.2. Bylos chronologinės ribos yra dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylos dokumentuose užfiksuotas vienas įvykis, bylos data laikoma įvykio data.
43.3. Nurodoma bylos apimtis.
43.4. Vaizdo ir garso dokumentų bylų aprašymo duomenys turi būti nurodyti ant jų aplankų ar dėžučių, kuriose jie laikomi.
44. Jei tvarkant dokumentus dalį nuolat saugomoje byloje esančių dokumentų nustatoma saugoti ilgai, tokie dokumentai iš bylos išimami ir sudaromos bylos pagal numatomus saugojimo terminus, laikantis šių Taisyklių 41.1–41.7, 42, 43 punktuose nustatytų reikalavimų. Jei dalį bylos dokumentų nustatoma saugoti trumpai, dokumentai tvarkomi pagal šių Taisyklių 41.6, 42.2.3, 42.3, 43 punktuose nustatytus reikalavimus.
Byloms, sudarytoms iš dokumentų, kurie išimti iš kitų bylų, suteikiamas pastarųjų indeksas pagal dokumentacijos planą.
45. Iki bus sudaryti užbaigtų bylų apskaitos dokumentai, sutvarkytų bylų apskaita ir paieška atliekama pagal dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.

V. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ

46. Dokumentai vertinami pagal šiuos jų reikšmingumo kriterijus:
46.1. tenkina įstaigos administravimo ir informacinius poreikius;
46.2. užtikrina įstaigos veiklos įrodymus;
46.3. užtikrina su įstaigos veikla susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus;
46.4. gali būti tinkami tyrimams atlikti;
46.5. suteikia informaciją apie įstaigos teises, pareigas, politiką, veiklą, ryšius, interesus mokslo ir kultūros tikslais.
47. Dokumentai vertinami ir sprendimai dėl tolesnio dokumentų (bylų) saugojimo ar naikinimo priimami:
47.1. nustatant dokumentų saugojimo terminus, jei jų nenustato teisės aktai;
47.2. pasibaigus dokumentų saugojimo terminui arba jį keičiant;
47.3. tvarkant užbaigtas bylas šių Taisyklių 41 punkte nustatyta tvarka.
48. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.
49. Dokumentų vertinimą atlieka ir siūlo sprendimus dėl tolesnio jų saugojimo ar naikinimo atitinkamą veiklos sritį administruojantys (priskirtą funkciją atliekantys) įstaigos struktūriniai padaliniai (atsakingi darbuotojai) kartu su darbuotojais, atsakingais už bylų sudarymą bei jų apskaitos tvarkymą.
50. Pagal šių Taisyklių 46 punkte nurodytus kriterijus įvertintiems dokumentams ir byloms numatomi tolesnio saugojimo terminai, arba dokumentai ir bylos atrenkami naikinti:
50.1. Iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti dokumentų sudaromos bylos pagal numatomus jų saugojimo terminus.
50.2. Ilgai ir nuolat saugoti atrinktos ir iš atrinktų dokumentų sudarytos naujos bylos įforminamos ir įrašomos į apyrašus kartu su tvarkomų kalendorinių metų bylomis šių Taisyklių 41.1–41.5, 41.7, 42, 43, 61–63 punktuose nustatyta tvarka.
50.3. Sudaromas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų bylų, kurių pasibaigęs saugojimo laikas pratęsiamas.
50.4. Atrinkti naikinti dokumentai įrašomi į dokumentų naikinimo aktą (12 priedas).
Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie yra įrašyti į prie akto pridedamus apskaitos dokumentus (sąrašą ar pan.). Šiuo atveju dokumentų naikinimo akte turi būti nurodytas apskaitos dokumento sudarytojas, apskaitos dokumento pavadinimas, data ir registracijos numeris (jei jie yra), taip pat į apskaitos dokumentą įrašytų bylų (apskaitos vienetų) skaičius.
Vienarūšės bylos ta pačia antrašte į dokumentų naikinimo aktą įrašomos viena antrašte, o vienarūšės bylos, kurių antraštės skiriasi (pvz., asmens bylos ar kita) – kaip atskiros bylos.
51. Sprendimus dėl trumpai ir ilgai saugomų bylų tolesnio saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų bylų – valstybės archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti.
Apskaitos dokumentų duomenys derinami ir tvirtinami pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus.
52. Dokumentai naikinami, kai dokumentų naikinimo akto duomenis, suderintus pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus, patvirtina įstaigos vadovas. Akto duomenys tvirtinami, jei tų metų ilgai ir nuolat saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į bylų apyrašus ar kitus apskaitos dokumentus (sąrašus, žurnalus, registrus).
53. Patvirtinus dokumentų naikinimo akto duomenis, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija nebūtų atpažįstama.

VI. BYLŲ APSKAITOS TVARKYMAS

Bendrieji apskaitos tvarkymo reikalavimai

54. Įstaigos užbaigtų bylų apskaitai užtikrinti turi būti nustatyti užbaigtų bylų apskaitos dokumentai bei paskirti už jų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai (toliau − už apskaitą atsakingas darbuotojas).
55. Už apskaitą atsakingas darbuotojas:
55.1. Priima įstaigos struktūrinių padalinių ar atskirų darbuotojų sudarytas ir sutvarkytas bylas.
55.2. Atlieka dokumentų vertės ekspertizę kartu su struktūriniais padaliniais, administruojančiais atitinkamą veiklos sritį (atliekančiais priskirtą funkciją), ar darbuotojais, atsakingais už bylų sudarymą.
55.3. Sudaro bylų apskaitos dokumentus.
55.4. Įstatymų ir kitų teisės aktų nustatytais atvejais priima saugoti kitų įstaigų (toliau – likviduota įstaiga) dokumentus.
56. Bylų perdavimas už apskaitą atsakingam darbuotojui įforminamas (bylų) dokumentų perdavimo aktu.
Kai perimamos šių Taisyklių 55.1 punkte nurodytos bylos, perdavimo akte nurodomi dokumentus perduodantys ir perimantys asmenys, perduodamų bylų antraštės ir paantraštės (jei yra), jų indeksai pagal įstaigos dokumentacijos planą, perduodamų bylų kiekis, kita reikiama informacija (13 priedas).
Kai perimami šių Taisyklių 55.4 punkte nurodytų įstaigų dokumentai, perdavimo akte nurodomas dokumentus perduodančios ir juos perimančios įstaigos pavadinimas, dokumentus sudariusios įstaigos pavadinimas, perduodamos bylos pagal jų apskaitos dokumentus, perduodamų bylų kiekis, bylų apskaitos dokumentai, pažymos apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą (jei jos buvo parengtos). Akte taip pat gali būti nurodytos atsarginės kopijos ir informacijos paieškos priemonės, jei jos buvo sudarytos ir yra perduodamos.
 57. Už apskaitą atsakingam darbuotojui perduotos bylos patikrinamos tokia tvarka:
57.1. Patikrinama, kaip sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos.
Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos nesilaikant šių Taisyklių ir kitų teisės aktų reikalavimų, bylos grąžinamos jas tvarkiusiems darbuotojams pataisyti.
 Įsitikinama, kad ant aplankų ar dėžučių, kuriose laikomi vaizdo ir garso dokumentai, yra nurodyti aprašymo duomenys.
57.2. Pagal dokumentacijos planą, bylų perdavimo aktus, dokumentų registrus ir kitus apskaitos dokumentus nustatoma, ar perduotos visos konkrečių metų tvarkomos bylos ir dokumentai.
57.3. Jei nustatoma, kad bylų ar dokumentų trūksta, organizuojama jų paieška, o jų neradus, pagal šių Taisyklių 88 punkte nustatytus reikalavimus surašomas prarastų dokumentų aktas.

Įstaigos užbaigtų bylų apskaita

 58. Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo, jei kiti teisės aktai nenustato kitokių terminų.
 59. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį ir formą, bylų apyrašai nustatomi:
59.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos veiklos sričių byloms;
59.2. atliekant specialiąsias funkcijas sudarytoms byloms;
59.3. apibrėžtų procesų metu sudarytoms vienarūšėms byloms;
59.4. byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą riboja įstatymai;
59.5. byloms, sudarytoms iš elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų.
 60. Apyrašų sąrašo (14 priedas) duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka.
 Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime įvardijamos bylos pagal šių Taisyklių 59 punkte numatytas bylų grupes ir jų saugojimo laikas, pvz.:
 Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų bylų apyrašas Nr. 1
arba
 Personalo valdymo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 5.
 Kai į bylų apyrašą įrašomos bylos, sudarytos iš elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų, tai nurodoma apyrašo pavadinime, pvz.:
 Veiklos administravimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 4
arba
Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų garso įrašų bylų apyrašas Nr. 6.
 61. Bylos į apyrašus ar jų tęsinius (toliau – apyrašai) (15, 16 priedai) įrašomos tokia tvarka:
61.1. Bylos įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienų kalendorinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką dokumentacijos plane, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka.
Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal kalendorinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
61.2. Kiekvienais metais įrašomų bylų numeracija tęsiama iš eilės.
61.3. Bylos įrašomos kaip atskiri apskaitos vienetai, kurių kiekvienam suteikiamas eilės numeris.
61.4. Nurodoma kiekvienos bylos antraštė, paantraštė (jei yra), chronologinės ribos (data), apimtis.
61.5. Nurodomas į bylų apyrašą įrašomų ir bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų skaičius.
62. Bylos, sudarytos iš elektroninių dokumentų, į apyrašus įrašomos Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka.
63. Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų techninių duomenų žurnalai. Žurnalų formą, atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų ypatybes ir suderinęs su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie nuolat saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas.
64. Bylų apyrašų duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka.
65. Bylų apyrašų duomenys teikiami derinti kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą (17 priedas).
Pažymos pirmojoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi jos steigimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys (funkcijos), administracijos struktūra, jos pokyčiai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį įstaigos veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo.
Antrojoje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, sisteminimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, iš kitų įstaigų gautus dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyta dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejų, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.
Teikiant derinti atskirų bylų apyrašų duomenis, kartu pateikiama pažyma, kurioje detalizuojama į konkretų apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo ir kita informacija.
66. Apyrašo, kurio duomenys patvirtinti, bylos apskaitos duomenys rašomi bylos antraštiniame lape ir ant bylos viršelio. Vaizdo ir garso dokumentų apskaitos duomenys nurodomi ant jų aplankų ar dėžučių, kuriose jie laikomi.
67. Apyrašuose, kurių duomenys patvirtinti, taisymus, žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų ar kitomis procedūromis, gali atlikti tik už apskaitą atsakingas darbuotojas. Įrašęs reikiamą įrašą apyrašo pastabų skiltyje, darbuotojas pasirašo, nurodo savo vardą ir pavardę bei datą.
68. Jei į bylų apyrašą įrašyta darbuotojo asmens byla buvo tęsiama ir papildyta naujais dokumentais, į apyrašą ji byla įrašoma pagal šių Taisyklių 61 punkte nustatytus reikalavimus, pastabų skiltyje nurodant anksčiau įrašytosios bylos numerį (pvz., pratęsta byla Nr. 5). Apyrašo pastabų skiltyje greta anksčiau įrašytosios bylos nurodomi naujai įrašytos bylos duomenys (pvz., žr. ap. 1, b. 123). Anksčiau įrašytoji byla į bendrą į apyrašą įrašytų bylų skaičių neįskaičiuojama.
69. Jei byla (pvz., prarasta byla) iš apyrašo išbraukiama, tai pažymima apyrašo pastabų skiltyje.
70. Bylos, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, įrašomos į apskaitą bylų sąrašuose (18 priedas), kuriuos tvirtina (parašu) įstaigos vadovas. Sąrašus sudaro ir pateikia vadovui tvirtinti už bylų apskaitą atsakingas darbuotojas.

Perimtų saugoti dokumentų apskaita

 71. Likviduotų įstaigų perimtų saugoti apskaitos vienetų skaičius ir kiti apskaitos duomenys užfiksuojami perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale (19 priedas).
 72. Perimti saugoti dokumentai apskaitomi fondais. Kiekvienam fondui suteikiamas numeris pagal perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnalą ir nurodomas fondo pavadinimas.
73. Fondo numerį sudaro skaičius arba raidė ir skaičius.
74. Fondo pavadinimas yra teisės aktuose įteisintas saugomų dokumentų laikotarpį apimantis vėliausias įstaigos pavadinimas. Greta įstaigos pavadinimo skliausteliuose gali būti rašomas ir įteisintas įstaigos sutrumpintas pavadinimas.
75. Fondui sudaroma fondo administravimo byla, kurioje kaupiami dokumentų perdavimo, naikinimo, būklės ir kiekio patikrinimo aktai ir kiti su fondo apskaita ir jos pakeitimais susiję dokumentai.
76. Apskaitos pakeitimai fiksuojami:
76.1. atlikus apskaitos vienetų kiekio patikrinimą pagal šių Taisyklių 85–88 punktuose nustatytus reikalavimus;
76.2. teisės aktų nustatyta tvarka perdavus dokumentus kitai įstaigai;
76.3. sunaikinus dokumentus, kurių nustatytas saugojimo terminas pasibaigė.
77. Kai visi fondui priklausantys apskaitos vienetai (bylos) sunaikinami arba teisės aktų nustatyta tvarka perduodami kitai įstaigai, fondas iš apskaitos išbraukiamas. Fondo dokumentus perduodant kitai įstaigai, kartu perduodami ir fondo apskaitos dokumentai, taip pat gali būti perduotos kitos informacijos paieškos priemonės ir dokumentų atsarginės kopijos.
Išbraukiant fondą iš apskaitos, rašomos atitinkamos žymos perimtų saugoti dokumentų apskaitos žurnale. Iš apskaitos išbraukto fondo numeris kitam fondui nesuteikiamas.

VII. DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS IR IŠDAVIMAS

78. Į apyrašus įrašytos ilgai ir nuolat saugomos bylos saugomos laikantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose Dokumentų saugojimo taisyklėse nustatytų reikalavimų.
Trumpai saugomos bylos gali būti saugomos jų sudarymo vietose, iki pasibaigs nustatytas jų saugojimo terminas, arba perduodamos į įstaigos archyvą.
79. Įstaigoje turi būti informacija (duomenys) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą. Pakeitus dokumentų išdėstymą saugyklose, informacija (duomenys) atnaujinami nedelsiant.
80. Dokumentai iš saugyklų išduodami įstaigos darbuotojams jų atliekamoms funkcijoms atlikti, juridiniams ir fiziniams asmenims susipažinti ar laikinai naudotis teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka, taip pat restauruoti, įrišti, kitiems su dokumentų išsaugojimu susijusiems darbams atlikti.
Juridiniams ir fiziniams asmenims išduodami tik geros fizinės būklės dokumentai. Blogos fizinės būklės dokumentai išduodami įstaigos vadovo leidimu.
81. Iš saugyklų išduodami dokumentai registruojami dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale (20 priedas).
82. Išduodant iš saugyklų dokumentus ir juos priimant, tikrinami jų aprašymo, apskaitos duomenys.
83. Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. Kiti asmenys į saugyklas gali įeiti tik lydimi už dokumentų saugojimą atsakingo asmens.
84. Įstaigoje saugomų apskaitos vienetų faktinis skaičius, restauruotini ir pažeisti dokumentai nustatomi atliekant dokumentų būklės ir kiekio patikrinimus. Apskaitos vienetų kiekis tikrinamas pagal jų apskaitos dokumentus.
85. Dokumentų kiekio tikrinimai atliekami po stichinių nelaimių, dokumentų evakavimo, perkėlimo į kitas saugyklas ar kitų aplinkybių, kai jie galėjo pasimesti, susimaišyti ar būti pažeisti.
Kilus įtarimų, kad dokumentai galėjo būti prarasti, įstaigos vadovo sprendimu dokumentų kiekis tikrinamas nedelsiant.
Saugomų įslaptintų dokumentų patikrinimai atliekami Lietuvos Respublikos valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymo nustatyta tvarka.
86. Patikrinimo išvados įforminamos dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo aktu (21 priedas).
87. Atsižvelgiant į dokumentų būklės ir kiekio patikrinimo rezultatus, sprendimą dėl dokumentų restauravimo, konservavimo, nerastų bylų (dokumentų) paieškos organizavimo priima įstaigos vadovas.
88. Nerastiems ar nepataisomai sugadintiems dokumentams surašomas prarastų dokumentų aktas (22 priedas), kurį tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima įstaigos vadovas.

VIII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

89. Įstaigoje šių Taisyklių nustatyta tvarka sutvarkyti ir į apskaitą įtraukti dokumentai turi būti išsaugoti teisės aktų nustatytą laiką arba perduoti toliau saugoti teisės aktų nustatyta tvarka.
 

Palikite komentarą

Žvaigždute (*) pažymėti laukeliai yra privalomi ir turi būti užpildyti. Komentaruose naudoti HTML kodą yra draudžiama.

Informuojame, kad šioje svetainėje naudojami slapukai (angl. cookies).

Jeigu sutinkate, spauskite žemiau esantį mygtuką „Sutinku“ arba naršykite toliau. Sužinokite daugiau

Sutinku

Slapukai, tai informacijos rinkimo priemonės, kurios yra naudojamos interneto svetainėse, norint surinkti informaciją apie svetainės lankytojų naršymo įpročius. Šie nedideli informacijos failai saugomi jūsų kompiuterio standžiajame diske.

Slapukai palengvina vartotojo naršymą jau lankytoje internetinėje svetainėje. Jų pagalba lankytojas greičiau gali prieiti prie jį dominančios informacijos (Pvz.: prisijungti prie savo paskyros jau lankytoje svetainėje ar perziūrėti savo pirkinių krepšelio turinį). Taip pat slapukų pagalba internetinės svetainės gali rinkti informaciją apie savo lankytojų naršymo svetainėje ypatumus (Pvz.: kiek lankytojų aplanko svetainę, kokius puslapius jie lanko dažniausiai, o kokių puslapių neskaito visai). Ši informacija padeda svetainės administratoriams maksimaliai tenkinti svetainės lankytojų poreikius, kuriant svetainės turinį pagal lankytojų naršymo tendensijas.

Slapukus taip pat galima ištrinti arba išjungti. Tai padaryti galima naudojant Jūsų pasirinktos naršyklės valdymo įrankius. Informaciją kaip ištrinti arba išjungti slapukus galima rasti internetinėse paieškos sistemose (google, yahoo, bing ir pan.) suvedus paieškos frazę „Kaip ištrinti slapukus „čia įrašykite jus dominančios naršyklės pavadinimą““.

Išjungus slapukus ne visada turėsite galimybę naudotis visomis tam tikrų svetainių siūlomomis funkcijomis.