Verslo valdymo kompiuterizavimą sąlygojantys veiksniai

Priklausomai nuo naudojamos programinės įrangos sudėties ir pritaikymo konkrečios įmonės poreikiams, galima išskirti keletą sąlyginių valdymo kompiuterizavimo lygių:

1. Minimalus arba nespecializuotas;
2. Vidutinis arba dalinai specializuotas;
3. Aukštas arba specializuotas.

Toks klasifikavimas leidžia išskirti tik pakankamai dideles grupes, tačiau jo turėtų pakakti, siekiant bendriausiu būdu apibūdinti įmonės valdymo kompiuterizavimo lygį.

Pirmo lygio įmonėms būdingas standartinių personalinio kompiuterio operacinių bei taikomųjų programų paketų naudojimas. Daugelyje atvejų šio lygio įmonės sugeba su standartiniais instrumentais spręsti savo valdymo klausimus. Tokie įrankiai kaip MS Excell, MS Project, MS SQL ir kiti gali būti sėkmingai naudojami finansiniam planavimui, apskaitai, analizei ar projektų valdymui. Išskirtinis šių įmonių bruožas, kad jose nenaudojamos specialiai verslo valdymui skirtos programos.

Antro ir trečio klasifikacinio lygio įmonėms būdinga tai, kad jos naudoja verslo valdymui sukurtą programinę įrangą. Skirtumai tarp šių lygių susidaro dėl to, kad antro lygio įmonės naudoja standartines, mažesnio sudėtingumo ir funkcionalumo verslo valdymo sistemas, kurios retais atvejais apima visus įmonės valdymo klausimus. Trečio lygio įmonėse naudojamos sudėtingos, dažniausiai specialiai įmonės poreikiams adaptuotos valdymo sistemos. Dažnai šio lygio įmonės naudoja keletą atskiriems valdymo procesams valdyti skirtų programų.

Verslo valdymo sistema (VVS) - tai programinė įranga, skirta kompiuterizuoti įmonės valdymą, galinti apimti visus įmonės verslo procesus ir užtikrinti aukštą valdymo efektyvumą.
Tokią apibrėžimo formuluotę siūlome naudoti  dėl dviejų priežasčių:

1) ji yra lakoniška. Elgiantis priešingai ir bandant į VVS apibrėžimą sutalpinti visas sritis, kurias ji kompiuterizuoja, padidėtų apibrėžimo apimtis ir atsirastų galimybė diskusijai dėl atskirai nepaminėtos svarbios srities;
2) ji yra pakankamai informatyvi, nes pabrėžia net tris svarbiausius dalykus:

• VVS yra programinė įranga;
• ji skirta valdymo efektyvumui užtikrinti;
• ji turėtų apimti visus įmonės verslo procesus.

Būtent šie dalykai yra esminiai. Jie išskiria VVS tarp kitų valdymo įrankių, tarp kitų programavimo produktų ir pabrėžia jos prigimtinį santykį su valdymo procesu.

Bet yra viena svarbi detalė. Didelės ir sudėtingos veiklos valdymui naudojama VVS retai būna vientisa sistema, suformuota vieno programinio produkto pagrindu. Dažniausiai ją sudaro keletas suderintų produktų. Valdymo specialisto, kuriam svarbiausia yra patogiai ir laiku gauti visą reikiamą valdymui informaciją, požiūriu - ne taip svarbu kiek IT (informacinių technologijų) produktų sudaro verslo valdymo sistemą. Tačiau tai yra svarbus klausimas, kurio sprendimas lemia IT ūkio valdymo kaštus įmonės viduje ir išorėje (pvz.: vidinių ir išorinių sistemų administratorių skaičius), daro įtaką patikimumui (pvz.: reakcijos į problemų sprendimą laikas) ir kitiems svarbiems faktoriams.

Todėl pateiktas VVS apibrėžimas palieka atviru klausimą apie sistemos vientisumą. Galima teigti, kad tai svarbus, bet ne kritinis klausimas. Nes abiem atvejais galutinis sistemos tikslas - kompiuterizuoti įmonės valdymą, apimant visus verslo procesus. Šiandien verslo įmonėse galime rasti sėkmingai funkcionuojančias vientisos sistemos VVS, tiek sistemas, kurias sudaro atskiros posistemės: ERP (Enterprise Resource Planning arba pagrindinių įmonės veiklos procesų kompiuterizavimo sistema), CRM (Customer relationship management arba santykių su įmonės klientais valdymo sistema), DVS (įmonės dokumentų valdymo sistema), BI (Business intelligence arba verslo analitikos sistema). Todėl, gal būtų pasiektas didesnis tikslumas, apibūdinant skirtingai sudarytas įmonių VVS, jeigu naudotume dvi kategorijas: vientisa verslo valdymo sistema (VVVS) ir sudėtinė verslo valdymo sistema (SVVS).

Tačiau iki momento, kuomet verslo įmonės valdymą gali vykdyti tinkamiausios įmonei VVS pagalba, reikia priimti eilę sprendimų bei atlikti eilę darbų.

Darbo su verslo valdymo sistema procesą sąlyginai galima suskirstyti į keletą pagrindinių etapų:

a) sprendimas naudoti (keisti) VVS;
b) VVS atranka;
c) VVS diegimas;
d) VVS naudojimas.

Jau pirmame etape įmonės atsakingi asmenys pradeda ieškoti atsakymų į keletą esminių klausimų: kokius funkcinius reikalavimus atitinkančios VVS įmonei reikia; kiek galima investuoti į VVS ir visą kompiuterizavimo projektą; ar įmonė turi atitinkamos kvalifikacijos žmogiškuosius resursus įgyvendinti atskirus darbo etapus; kas vadovaus visam procesui arba atskiriems jo etapams.

Patirtis rodo, kad lemiamą įtaką visam procesui daro jo dalyviai, pirmiausiai – pačios įmonės savininkai, vadovai ir specialistai. Galima būtų šią problemą išnagrinėti giliau, tačiau tai - atskiro darbo tema. Šiame straipsnyje norima pabrėžti, kad įmonės kompiuterizavimo procesams lemiamą įtaką turi jos darbuotojų patirtis visuose darbo su VVS etapuose, kompetencija informacinių technologijų ir informacinių sistemų klausimais bei galimybė skirti konkretų laiko biudžetą minėtiems procesams. Jokiu būdu negalima teigti, kad įmonėse būtinai turi būti stiprūs IT specialistai, o savininkai ir vadovai privalo turėti aukštą kompetenciją šias klausimais. Tiesiog skirtingų patirčių ir kompetencijų turėjimas nulemia skirtingus įmonės valdymo kompiuterizavimo scenarijus. Jų gali būti įvairių ir visi gali būti sėkmingi. Bet tam tikri darbai privalo būti padaryti, sprendimai priimti, laikas ir pinigai investuoti.

Neišvengiamai skirtingai turi būti organizuojami ir vykdomi kompiuterizavimo projektai ir priklausomai nuo to, kokiame kompiuterizavimo lygyje (apie juos rašyta aukščiau) įmonė yra naujo kompiuterizavimo projekto pradžioje.
Negalima užmiršti eilės objektyvių veiksnių: veiklos pobūdžio; verslo dydžio; verslo organizacinės struktūros; verslo specifikos. Tačiau tai yra klasikiniai veiksniai, aprašomi eilėje darbų, skirtų šiai tematikai, todėl jiems atskiras dėmesys šiame straipsnyje neskiriamas. Tačiau tokiu būdu anaiptol nenorima sumenkinti šių veiksnių grupės svarbos verslo valdymo kompiuterizavimui.

Dr. Arvydas Kazakevičius